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Mon année au sein de l’association Le Gala - Hugo Vannesson

Lors de ma scolarité à GEM, j'ai eu l'occasion de m'investir dans l'association Le Gala, en tant que responsable du pôle Événementiel. Je vais vous décrire cette expérience et ses apports sur les plans personnel et professionnel.

Qu’est-ce que le Gala ?

Le Gala est une association regroupant 80 étudiants qui ont pour objectif d’organiser le Gala de fin d’année et la remise des diplômes qui a lieu à la fin du mois de Janvier. L’organisation de l’événement est un travail en fil rouge tout au long de l’année en étroite collaboration avec l’administration de l’école.

Voici les différents pôles représentatifs de l’association :

Le Petit Bureau : Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire
Le pôle Logistique
Le pôle Achat
Le pôle Remise des diplômes
Le pôle Evénementiel
Le pôle Déco
Le pôle Get Ready

Le pôle Partenariats
Le pôle Repas
Le pôle Défilé

Le pôle communication
Le pôle Musique

En quelques chiffres, le Gala c’est :

550 000 € de Budget
4 500 personnes
La 3ème plus grosse association de GEM en terme de budget

Comment j’ai intégré l’association ?

J’ai intégré GEM en septembre 2018 dans le cadre du concours Passerelle 2. Contrairement à certaines écoles, il est possible à GEM d’intégrer une association avec un poste à responsabilité même en étant AST2 (Admission sur titre 2ème année). Pour ma part, j’ai intégré le pôle event en tant que responsable événementiel.

Quelles étaient mes missions ?

En tant que responsable événementiel, j’avais pour mission principale l’organisation de la vie de l’association :

Team-building pour les soirées des associations le mardi soir
Organisation des week-ends d’intégration d’association
Organisation d’une soirée (15 000€ de Budget, 600 personnes)

Au-delà de ces missions au cours de l’année, le pôle événementiel a également comme responsabilité la gestion du village partenaires qui a lieu sur 3 jours la semaine du Gala. Ce village est une vitrine qui présente le travail de l’association tout au long de l’année et permet aux partenaires principaux d’avoir une visibilité auprès des étudiants. Bien évidemment, le pôle événementiel travaille le jour de l’événement comme tous les membres de l’association.

Comment se prépare l’événement ?

L'organisation du Gala commence dès le mois de mai de l'année précédente.
La nouvelle équipe fraîchement élue se penche tout d'abord sur les questions essentielles du lieu, des artistes, du repas et du thème.

Dès le mois de septembre, tout s'accélère très rapidement. L'équipe doit débuter les recherches de fournisseurs, l'élaboration de la logistique en amont mais aussi prévoir la logistique du jour J. Toute cette préparation se fait conjointement avec l'administration de l'école qui valide toutes les solutions proposées par l'équipe de l'association.

A partir du mois de novembre, la pression monte crescendo. On assiste tout d'abord à l'ouverture de la plateforme des inscriptions. L'équipe ajuste alors une dernière fois toute la logistique en fonction des effectifs attendus.

La logistique est très importante pour des événements tels que ce Gala. En effet, il y a un travail colossal en termes de logistique, que ce soit dans les achats, dans la livraison des fournisseurs, la gestion des risques ou encore la gestion des flux de personnes pour ne citer que ces 4 points.

Tout est fait pour que l'événement se déroule sans accroc, mais, bien entendu, comme dans chaque événement il y a toujours des imprévus auxquels il faut faire face, mais c'est aussi cela qui fait le charme de l'événementiel.

Que fait-on le Jour J ?

L’évènement se déroule en plusieurs grandes parties distinctes :

La remise des diplômes durant toute la journée
Le dîner pour les diplômé(e)s et la famille
Le Gala de soirée à partir de 21h.

La remise des diplômes concerne uniquement les diplômé(e)s des différents programmes de l’école (ainsi que leur famille) alors que la soirée est ouverte à l’ensemble des étudiants de l’école, diplômés ou non. C’est le pôle Logistique qui a pour mission d’organiser le planning de l’ensemble des membres de l’association pour toute la durée de l’événement qui débute à 8h.

Nous sommes donc affectés à différentes missions au cours de l’évènement : le vestiaire, le bar, l’accueil, le transport ou encore le repas. Le rythme est différent suivant le poste et le moment de la journée, ce qui permet de relâcher la pression lorsque le travail est moins important et compenser certaines heures ou le rythme est élevé. Une fois l’évènement terminé, il nous reste encore quelques heures de rangement et de démontage de la salle. Au total, cela représente environ 24 heures de travail en continu le jour de l’événement.

Bilan

Je ne retire que du positif de cette année au sein de l’association du Gala.

Le travail est conséquent tout au long de l’année mais la récompense n’en est que plus belle une fois l’événement terminé et la satisfaction du travail accompli.

De manière générale, l’associatif est vraiment l’un des grands points forts des écoles de commerce et en particulier de GEM. C’est à la fois une expérience humaine qui nous permet de faire de superbes rencontres mais aussi une expérience professionnelle que vous pourrez valoriser sur votre CV lors de vos recherches de stages, d’alternance ou d’emploi. J’encourage donc tous les futurs étudiants à vous investir dans l’associatif au sein de votre école. Chaque école dispose d’un grand nombre d’associations, vous en trouverez forcément une qui vous conviendra.

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