Vie associative > Découvrez les postes du Bureau d’une association

Une fois en école, vous aurez l’occasion de solliciter des postes en association. Si vous souhaitez occuper un rôle important, être utile et vous investir pleinement dans cette association, alors lisez attentivement la suite : vous saurez ainsi à quel poste du Bureau vous présenter.

N. B. : Cet article vise à vous éclairer quant à l’organisation d’un Bureau en général. Il se peut néanmoins que dans certaines associations, il y ait quelques variations.

Le Bureau, qu’est-ce que c’est ?

Le Bureau est l'organe moteur d’une association. C'est lui qui se charge du bon déroulement des activités et des évènements de l'association. Il est dans la majorité des cas constitué d’un(e) Président(e) et d’un(e) Vice-Président, d’un(e) Secrétaire général(e) et d’un(e) Vice-Secrétaire général(e), d’un(e) trésorier/ère et d’un(e) vice-trésorier/ère. Pour accéder à ces postes, il faut être le plus souvent être élu(e) lors d’élections à la majorité absolue par les nouveaux membres de l’association qui partageront l’année de mandat avec vous.

Description des principaux postes du bureau

Président(e)

Quel est son rôle ?

Bien entendu, le président a un pouvoir de décision. Mais ce n’est que la face émergée de l’iceberg et être président n’est pas un rôle à prendre à la légère. D’un point de vue légal, le Président est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. À ce titre, il/elle peut agir au nom et pour le compte de l’association. Par exemple, le président peut signer les contrats au nom de l’asso. Par ailleurs, ce n’est pas parce qu’il/elle a un pouvoir décisionnel qu’il/elle doit agir seul. En effet, les réunions hebdomadaires qu’il préside sont l’occasion pour le Bureau de se concerter et de trancher pour prendre les bonnes décisions ou résoudre les éventuels problèmes logistiques ou financiers que rencontre l’association.

L’intérêt d’être Président :

C’est un fait avéré : qui dit école de commerce dit également vie associative. Et les recruteurs le savent. Vous pourrez effectivement mentionner sur votre CV que vous avez été Président(e) d’association. Le fait que vous vous investissiez dans le tissu associatif envoie le signal que vous êtes quelqu’un de sociable et travailleur. Hormis la valorisation du titre sur un CV, être président permet une certaine professionnalisation. Cela diffère de vos stages passés, car vous n’avez pas de tuteur. En effet, vous devez apprendre par vous-même, avec comme seul guide les conseils des mandats précédents. Vous apprendrez ainsi à devenir autonome, ce qui est une vraie valeur ajoutée pour obtenir des postes de cadre plus tard.

Les qualités nécessaires pour devenir Président :

Si être charismatique avec de l’aura est un véritable plus, cela ne vous suffira pas pour être élu. Il faut savoir rester humble, car vous êtes l’image de la liste. Le Président doit souvent traiter avec d’autres associations de l’école pour l’organisation d’évènements sportifs et/ou festifs, et il vaut mieux être apprécié des autres Présidents pour que tout se déroule bien et permettre le développement de l’association. En outre, rigueur et organisation sont de mise. Bien sûr, il faut également être très disponible, car l’agenda est chargé (réunions hebdomadaires, rendez-vous de démarchage, entretiens avec l’administration, organisation d’évènements…). Il faut avoir une vision d’ensemble pour harmoniser les démarches et éviter les erreurs de communication. Le Président est surtout celui/celle qui donne l’impulsion au reste de la liste.

Vice-Président, de quoi parle-t-on ?

Le Vice-Président d’une association occupe une fonction souvent ignorée lors des élections, mais il a pourtant son importance. Il remplace évidemment le président en cas d’absence ou de démission, ce qui arrive rarement. Son cœur de métier est de porter assistance au Président. En effet, ce dernier ne peut pas tout assurer tout seul, et pour être performant, il a besoin de souffler. Ainsi, le Vice-Président peut remplacer le Président lors de certaines réunions ou de rendez-vous lors de la recherche de partenaires financiers. Ainsi, il représente le président, et donc l’association.

Trésorier

Quel est son rôle ?

Le Trésorier a un rôle primordial. En étroite collaboration avec le Président, il est le garant d'une bonne gestion financière et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont confiés au nom de l'association. Comme son nom l’indique, le Trésorier gère l’ensemble des flux de trésorerie de l’association, ses entrées, ses sorties. C’est également le « Géo Trouvetou » financier de l’association. Il doit chercher des solutions pour qu’à chaque instant, les ressources soient suffisantes afin de remplir les engagements financiers de l’association. D’un point de vue pratique, c’est lui/elle qui a le dernier mot pour une dépense, car il signe avec le Président les chèques réalisés par l’association. Pour éviter les mauvaises surprises, il doit définir les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité et préparer le budget prévisionnel en accord avec les objectifs à moyen et long terme.

L’intérêt d’être Trésorier :

Malgré une charge de travail conséquente, le Trésorier a probablement le rôle le plus formateur d’un point de vue professionnel. C’est le cas pour les nombreux étudiants qui se prédestinent à une carrière dans le monde de la finance. Non seulement, être trésorier d’une association sera fortement valorisé sur un CV, mais vous gagnerez un bagage pratique et concret. En effet, le trésorier bénéficie souvent d’une formation par l’ancien trésorier d’association, ce qui n’est pas des moindres. Aussi, il apprend sur le tas à utiliser des outils très utilisés dans la finance, à l’instar d’Excel. Pratique pour obtenir votre stage en audit chez un Big Four !

Les qualités nécessaires pour être Trésorier :

Le Trésorier se doit d’être rigoureux. Les associations étudiantes ont des budgets qui vont parfois jusqu’à plusieurs millions d’euros (ex : Triathlon d’Audencia, Petit Paumé à emlyon, CCE de l’EDHEC…), et il ne doit pas prendre sa tâche à la légère. Néanmoins, pas de panique ! Si vous êtes organisé, alors tout se passera bien. Le Trésorier ne doit pas gérer le budget tout seul. Il est épaulé par son Vice-Trésorier et est en lien étroit avec le Bureau lors des réunions hebdomadaires. Cela va sans dire, ce doit être une personne honnête et intègre car il/elle assure l’équilibre financier de l’association.

Vice-Trésorier, de quoi parle-t-on?

Devant la pression que le poste de Trésorier représente, le Vice-Trésorier a son rôle à jouer. Deux personnes ne sont pas de trop pour vérifier les comptes. Bien que la dénomination des titres soit hiérarchique, n’ayez crainte, vous aurez largement de quoi travailler et ce seront des tâches aussi intéressantes que celles du Trésorier. Vous pourrez effectivement soulager ce dernier en menant certaines tâches en autonomie et vous travaillerez parfois en collaboration sur les plus gros dossiers. Nota bene : dans de nombreuses associations, le Vice-Trésorier a le statut de responsable démarchage. Il est donc en lien direct avec les entreprises pour obtenir des dons en nature ou des dons financiers.

Le / la Secrétaire Général(e)

Quel est son rôle ?

Enfin, le/la Secrétaire Général(e) est la personne chargée de la communication avec l’extérieur d’une part (l’administration, les entreprises partenaires, etc.) et avec les autres membres de l’association d’autre part. Il doit rédiger le rapport des décisions prises par le Bureau à l’association et doit aussi organiser les réunions (ex. : trouver un créneau horaire, établir l’ordre du jour…), les assemblées générales… D’un point de vue concret, le secrétaire d'association réceptionne, rédige et transmet les courriers et les e-mails reçus par l’association, il trie et organise le classement de documents et des dossiers, il rédige également les procès-verbaux et les comptes-rendus... Il/elle est aussi en charge des agendas des différents membres du groupe, ainsi que des affectations aux différentes tâches de chacun (répartition des rôles, etc.).

L’intérêt d’être Secrétaire Général(e)

C’est avéré : un secrétaire général est un bosseur et les employeurs le savent. Même si les tâches ne sont pas toujours gratifiantes, vous pourrez revendiquer être capable d’assumer une charge de travail conséquente lorsque vous postulez à des postes dont le rythme est intensif. Devenir secrétaire général semble être une bonne opportunité pour montrer votre motivation !

Les qualités nécessaires pour être Secrétaire Général(e)

Comme sa charge de travail est probablement la plus importante, le secrétaire général doit être au four et au moulin. Cette petite fourmi est en étroite collaboration avec le Président puisqu'elle l’accompagne dans la plupart des réunions. Il/elle passe de longues heures à taper des rapports et des comptes-rendus. Il/elle est souvent sollicité(e) par les membres de l’association pour des questions diverses. Il échange avec les entreprises partenaires. Ainsi, deux grandes qualités sont nécessaires pour devenir secrétaire général : capacité de travail, et organisation. Il faudra effectivement être capable de suivre les cours et d'assumer son rôle. Même si ce rôle semble ingrat, les associations s’organisent souvent pour alléger la charge de travail du secrétaire en essayant d’éviter qu’il travaille seul ou en l’aidant dans certains de ses rapports.

Vice-secrétaire général(e), de quoi parle-t-on?

À l’instar des trois autres postes, le/la vice-secrétaire général(e) doit épauler le/la secrétaire général(e). Peut-être encore plus que les autres. Si le binôme est bien organisé, le travail peut-être bien réparti et chacun bénéficie d’une formation conséquente à ce poste. Et étant donné la charge de travail du secrétaire, cette collaboration est grandement conseillée.

Par Aurélien Mornet – emlyon