Excelia BS > Vie associative > « Les ambassadeurs », l’association de mise en avant d’Excelia Group

En quoi cette association consiste-t-elle ?

L’association « Les ambassadeurs » joue un rôle crucial dans la communication de l’école. Cette association, qui compte une petite centaine d’étudiants, est présente sur tous les événements dans lesquels l’école va faire sa promotion.

L’ambassadeur représente alors l’école et valorise son image de marque.

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Les événements sur lesquels un ambassadeur intervient

Il y a 5 types d’événements auxquels un ambassadeur peut être amené à participer.

1) Les salons d’orientation, sur lesquels un certain nombre d’écoles et d’universités sont présentes pour présenter leurs différents parcours de formation. Une équipe, de 5 à 10 personnes pour les plus gros salons, part alors, généralement le temps d’un week-end, afin de représenter Excelia. Ils peuvent avoir à se déplacer sur tout le territoire national.

2) Les forums, sont de petits événements réalisés indépendamment, généralement par des lycées pour les classes de BTS et même de Terminale, ou alors par les IUT pour les classes de DUT. Les ambassadeurs interviennent dans les établissements du département ou de la région, et s’y rendent généralement seul ou à deux.

3) Les journées portes ouvertes de l’école, lors desquelles les ambassadeurs vont jouer un jour primordial. Ce sont généralement les événements où l’équipe est la plus nombreuse.

4) Les journées de concours de certains programmes.

5) Les 48h chrono : cet événement existe pour la plupart des programmes et permet à un étudiant qui souhaiterait découvrir l’école de venir passer deux jours en son sein, de visiter la ville, et de participer à cours et conférences.

 

Les missions d’un ambassadeur

Un ambassadeur a une triple-casquette : il va à la fois remplir une fonction commerciale, de conseil, et de logistique.

Lors des salons et des forums, l’équipe aura à sa charge la préparation du matériel en amont (plaquettes, kakémonos, etc.), ainsi que la mise en place et la tenue du stand pendant toute la durée de l’événement.

Ils ont ensuite pour missions d’attirer les étudiants, de les conseiller et les orienter vers le / les programme(s) qui pourrait leur convenir. Ils doivent suite à ça prendre le contact des étudiants qu’ils ont conseillé pour les avoir dans la base de données de l’école et pouvoir les recontacter. Les ambassadeurs ont des objectifs concernant le nombre de contacts à prendre ; ce nombre peut varier selon les événements et leur ampleur.

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Les missions pendant les journées portes ouvertes et les concours sont un peu différentes que lors des événements extérieurs. Pour commencer, dès la veille, les ambassadeurs doivent effectuer la mise en place de tous les stands, un pour chaque programme, de la salle qui servira pour le déjeuner offert par l’école, des salles de conférences, etc. Chaque étudiant sera ensuite affilié à un stand, celui de son programme, et sera en charge de conseiller les étudiants, de leur parler de leur programme, mais aussi de la vie étudiante et de ses propres expériences (stages, expatriations académiques, etc.). Selon les thèmes des conférences programmées la journée, certains étudiants pourront être amenés à y participer (pour raconter l’une de leur expérience, par exemple).

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Pour ce qui est des 48h chrono et des journées de concours / de préparation aux concours, les ambassadeurs ont pour mission d’accueillir les étudiants et des conférences sont également organisées. Ils s’occupent d’accompagner les étudiants, que ce soit dans les salles de cours et de conférences pour les 48h chrono, ou dans les salles où les étudiants vont passer leurs épreuves écrites et leurs oraux. Ils peuvent être amenés à réserver des chambres d’hôtel pour les étudiants qui habitent loin, ainsi qu’à organiser des navettes gare-école. Cela demande une bonne coordination et une bonne organisation. Enfin, des visites de la ville peuvent être organisées et ce sont les ambassadeurs qui vont les mener.

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L’ambassadeur peut être amené à effectuer d’autres missions comme de la distribution de prospectus devant les lycées de l’agglomération.

 

Qui peut intégrer l’association et comment ? 

Peu importe la formation que vous suivez au sein de l’école, vous êtes les bienvenus ! L’association cherche justement à diversifier ses membres afin d’avoir le plus de retour d’expériences possible lors des différents événements. Lors des déplacements, l’équipe est d’ailleurs, pour la plupart du temps et lorsque cela est possible, constituée d’étudiants venant de différents programmes.

Comme pour toute association, le recrutement des ambassadeurs se fait sur entretien de motivation. Les plus anciens peuvent par ailleurs être amenés à participer à ce recrutement et à faire passer les entretiens avec la responsable.