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ESSEC > Parcours candidat(e)s > Camille Seux - Stagiaire assistante de direction - ARCA (Sao Paulo)

Nom de l’ONG : Arca de Noé

Secteur d’activité : ONG

Nombre de salariés : 20

Nom du poste : Assistante de direction

Département du poste : Direction

Durée du stage : 3 mois

Lieu de travail (pays, ville) : Sao Paulo, Brésil

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1) Pourquoi as-tu postulé à cette entreprise ?

Raison n°1 : J’avais le Brésil en tête depuis longtemps. Je pouvais m’y rendre soit par la voie de l’échange universitaire, soit via un stage en entreprise. Il me semblait plus intéressant d’avoir un pied dans une entreprise brésilienne directement pour m’acclimater plus rapidement et améliorer mon portugais. Je voulais vivre l’expérience de l’étranger le plus intensément possible, en m’entourant de Brésiliens, en travaillant dans une langue étrangère et en étant au fait des problématiques locales - quoi de plus local qu’une favela ancrée au cœur de Sao Paulo ?

 

Raison n°2 : Je travaillais déjà dans le milieu de l’éducation en France, à mi-temps dans un institut d’accompagnement scolaire. C’était pour moi une suite logique que de poursuivre ce travail au Brésil, avec des jeunes d’une favela, davantage dans le besoin. Cela faisait quelques mois qu’en France, je me rendais compte que le sentiment d’être utile dans mon quotidien m’aidait à me lever le matin.

 

Raison n°3 : Je voulais creuser la piste des petites entreprises. J’avais l’idée que c’était dans une structure de petite taille que je pourrais gagner, non seulement en compétences, mais aussi en responsabilité, et ce, plus rapidement qu’ailleurs. J’étais convaincue que mon Master ESSEC, valorisable en France dans une grande entreprise, le serait d’autant plus dans une petite, au Brésil.

 

2) Pourquoi as-tu postulé à ce stage / ce poste ?

Raison n°1 : À l’origine, j’ai postulé à ce poste de stagiaire pour des raisons très simples : je ne pouvais que postuler à un poste de stagiaire, car je n’étais pas encore diplômée. Avant de recevoir ma lettre de mission, je m’attendais à avoir des missions qui tournaient principalement autour des activités et des cours des enfants. Me sachant compétente dans ce domaine du fait de mes expériences professionnelles, j’ai postulé sans hésiter.

 

Raison n°2 : Une fois ma lettre de mission reçue, mes motivations pour le poste ont évolué. En effet, j’ai compris qu’aux missions d’encadrement des jeunes s’ajoutaient des missions de finance, de comptabilité, de gestion de projet, de développement. Moi qui voulais, à mon retour en France, faire un nouveau stage en gestion de projet, j’ai été séduite par cette opportunité de développer mes compétences dans de nouveaux domaines.

 

Raison n°3 : Enfin, la petitesse de la structure d’Arca m’a assuré, bien à l’avance, que le poste de stagiaire me donnerait accès à des responsabilités intéressantes. L’intitulé du poste laissait en effet voir l’amplitude des champs couverts. De l’encadrement de l’emploi du temps des enfants aux missions de direction, de trésorerie, de communication, être stagiaire assistante de direction m’a donné l’occasion de travailler sur mille sujets différents.

 

3) Quel a été le processus de recrutement ? (nombre d’entretiens, types d’entretien, au téléphone / en présentiel, types de questions, personnes (+ poste) rencontrées, etc.)

« Entretien » n°1 : J’ai entendu parler d’Arca de Noé via le réseau ESSEC. Un élève m’a donné le contact d’un ami ayant travaillé chez Arca pendant un an. Ce contact m’a permis d’obtenir les coordonnées de la vice-Présidente d’Arca. J’ai ensuite échangé rapidement par mail avec cette dernière pour convenir d’un rendez-vous téléphonique tenant compte du décalage horaire avec le Brésil. J’imagine qu’avoir un contact avec un ancien membre de l’association a également été un sésame pour ma candidature.

 

Entretien n°2 : En un seul appel avec la vice-Présidente d’Arca, j’ai été engagée pour le poste. Elle a cherché à comprendre et à mesurer ma motivation. Une fois convaincue de mon intérêt pour le poste, elle m’a demandé de lui transmettre mon CV. Cela lui a suffi pour m’envoyer les documents et me faire signer le contrat de stage. 

L’élément clef pour être recruté à Arca est vraiment la motivation du candidat. L’ONG a toujours besoin de main d'œuvre, et trouve, quelles que soient les compétences du candidat, des missions à lui confier.

 

4) Quels conseils donnerais-tu aux étudiant(e)s qui souhaitent postuler à un stage dans cette ONG ? Comment se préparer aux entretiens ?

L’ONG a toujours besoin de main d'œuvre pour encadrer les enfants et les jeunes du centre. Présenter un CV comportant des expériences liées au secteur de l’éducation, ou bien venir d’une école réputée est toujours des plus pour les candidatures d’étudiants. Un casier judiciaire vierge est également un indispensable.

Cela dit, être recruté est particulièrement facile, tant que la motivation du candidat à travailler avec des enfants est intacte.

 

5) Quelles étaient tes 3 principales missions au cours de ce stage ?

 

Mission n°1 : Au cours de ce stage, j’ai travaillé main dans la main avec la responsable de la communication pour construire une image efficace sur les réseaux sociaux, par mail et sur les sites internet afférents. J’ai pu mettre en place différentes campagnes internationales de collecte de fonds et les diffuser via une communication trilingue sur nos différents réseaux. Nous avons également ébauché un calendrier de communication pour le semestre à venir afin de maintenir nos réseaux sociaux actifs et de cultiver nos liens avec notre réseau franco-brésilien.

 

Mission n°2 : J’ai participé aux recherches de fonds et au plan de financement de l’association en travaillant en collaboration avec le trésorier et le vice-trésorier de l’ONG. Au cours de cette mission, j’ai suivi et j’ai fait un point sur l’intégralité de nos partenariats en cours, c’est-à-dire plus d’une soixantaine pour l’année 2021. Entre le compte bancaire français et le compte bancaire brésilien, les taux de change, les délais, les rapports à envoyer pour débloquer des fonds, il y avait de quoi faire !

 

Mission n°3 : Enfin, toute initiative étant bienvenue à Arca, j’ai lancé un projet de développement interne de notre ONG pour donner une première expérience professionnelle aux jeunes certifiés par Arca en les faisant travailler comme fournisseurs pour des firmes multinationales brésiliennes. Cette mission relevait de la gestion de projet, du brainstorming à la budgétisation du projet, en passant par l’organisation d’événements pour obtenir un feedback sur ce nouveau service.

 

6) Quelle était l’ambiance au sein de l’équipe / du département / de l’entreprise / ONG/ ministère/ …  ? As-tu des anecdotes à nous partager ?

En ce qui me concerne, l’entente avec mes patrons a toujours été un point sensible !
Cependant, pour la première fois, à Arca, je me suis vraiment bien entendue avec mon management. Ma boss française a été d’une rare attention et ouverture d’esprit à mes idées. Je n’ai pas ressenti le rapport de force que l’on peut parfois rencontrer en entreprise. La prise de responsabilités et d’initiative était encouragée plutôt que perçue comme un danger par le management.

Travailler avec les Brésiliens est une autre paire de manches ! Il m’a fallu plusieurs semaines pour montrer patte blanche ! Prendre des initiatives alors que l’on est jeune peut parfois être vu comme de l’arrogance. Cependant, j’ai fini par me faire accepter à l’usure et par passer de bons moments avec le personnel brésilien de cette association franco-brésilienne.

 

7) Quels sont les 3 enseignements que tu peux tirer de cette expérience professionnelle ?

Enseignement n°1 : Bien que je n’ose tirer de conclusion générale fondée sur cette expérience unique, il me semble que les petites structures offrent davantage d’opportunités de responsabilité et d’initiative aux jeunes. Contrairement à bien des endroits où j’ai pu travailler, ici, ce sont les compétences et non l’âge qui offrent des perspectives professionnelles.

Enseignement n°2 : Le milieu associatif, parce qu’il inclut de nombreux bénévoles volontaires, offre aux collaborateurs des horaires vraiment flexibles. Mon efficacité a été jugée sur la base des résultats obtenus plutôt que sur mon présentéisme. D’autre part, le milieu associatif, parce qu’il est mu par une cause, accueille avec enthousiasme les initiatives et l’énergie de ses collaborateurs. Toute main d'œuvre et tout nouveau projet sont les bienvenus.

Enseignement n°3 : Une grande partie du travail d’un collaborateur est d’ordre social : s’intégrer dans l’équipe, ne pas donner l’impression de voler le travail d’un autre, brosser ses collaborateurs dans le sens du poil ! Pour obtenir l’assentiment du management, il est essentiel de tenir compte de la diplomatie essentielle au travail en équipe. C’est d’autant plus vrai au Brésil qu’oublier de mettre quelqu’un en copie d’un mail peut être vécu comme un crime ! Par ailleurs, ici particulièrement, lorsqu’on nous demande notre avis sur le travail d’un collaborateur, il s’agit toujours de la technique du « sandwich » bien connue aussi aux États-Unis : un compliment, une critique, un compliment.

 

8) Ce stage a-t-il modifié / confirmé ton projet professionnel ?

Ce stage a radicalement modifié mon projet professionnel.

J’ai tellement apprécié le fait de travailler dans une petite structure que je ne m’imagine plus travailler pour une firme multinationale. J’ai réellement apprécié le sentiment d’utilité qui m’a aidée à me lever le matin pour aller travailler. En quittant Arca, je pense aujourd’hui être prête pour contracter mon premier CDI, et je considère en plus ne pas avoir besoin de faire de stage.

Pour moi, c’est un stage de fin d’études réussi, qui me donne des ailes pour la suite.

Par ailleurs, en voyant le nombre d’opportunités qu’offre le milieu humanitaire, j’espère pouvoir un jour y trouver un CDI. Je réalise aussi que les postes de CSR vont se multiplier dans les années à venir, et qu’aujourd’hui, il est possible de vivre de l’humanitaire.