Parcours de stagiaire : Lola Fleury - Assistante achats - Ubisoft

Nom de l’entreprise : Ubisoft

Secteur d’activité : Jeux vidéos / divertissement

Nombre de salariés : 18 000

Nom du poste : Assistante achats

Département du poste : Achats

Durée du stage : 6 mois

Lieu de travail (pays, ville) : Montreuil

1) Pourquoi as-tu postulé à cette entreprise ?

J’ai postulé chez Ubisoft pour plusieurs raisons :

Raison n°1 : Car après une première partie de césure en PME, j’ai voulu changer de structure et découvrir l’univers d’un grand groupe (ses process, sa culture d’entreprise, etc.).

Raison n°2 : J’avais également envie de travailler dans une entreprise réputée pour sa culture d’entreprise « jeune » et « conviviale » après un premier stage dans une entreprise où la moyenne d’âge était assez élevée. J’avais envie de partager des centres d’intérêt avec mes collègues, ce qui me semblait plus évident en étant issu de la même génération.

Raison n°3 : Enfin, j’avais envie de travailler pour une entreprise dont les produits me parlaient et me plaisaient : même sans être une grande joueuse, je connaissais les franchises Ubisoft les plus connues, telles qu’Assassin’s Creed ou Rainbow 6.

2) Pourquoi as-tu postulé à ce stage / ce poste ?

Raison n°1 : Car j’ai commencé à m’intéresser aux achats lors de mon stage précédent, lors d’une formation en négociation commerciale, où il s’agissait justement de faire face à un acheteur. J’ai apprécié la négociation et le fait qu’elle fasse partie du travail. Je me suis donc penchée sur le métier d’acheteur et renseignée sur les postes disponibles.

Raison n°2 : Car la catégorie couverte par les achats ne relevait pas de la production pour voir une manière d’acheter moins traditionnelle, avec des problématiques différentes : les discussions étaient moins tournées autour des délais de livraison ou des conditions de paiement, mais portaient plutôt sur le processus créatif d’une vidéo.

Raison n°3 : Car je voulais occuper une fonction qui me permettait d’être en contact avec de nombreux interlocuteurs : je m’occupais de la relation avec les fournisseurs que j’avais contactés pour des appels d’offres d’une part, mais je discutais également avec les services comptables, juridiques et marketing.

3) Quel a été le processus de recrutement (nombre d’entretiens, types d’entretien, au téléphone / en présentiel, types de questions, personnes (+ poste) rencontrées, etc.) ?

Entretien n°1 : J’ai passé un premier entretien téléphonique d’une vingtaine de minutes avec une RH, durant lequel les questions posées étaient très classiques : elles portaient sur mon parcours, mes expériences, ce que j’attendais d’un stage, etc. Nous avons discuté 2 minutes en anglais, mais la majorité de l’entretien s’est faite en français. J’ai eu un très bon contact avec cette personne, qui m’a rappelée la semaine suivante pour me proposer une date pour passer un second entretien, cette fois avec mon futur manager.

Entretien n°2 : Lors du second entretien, j’étais face à la RH avec laquelle j’avais discuté et mon futur maître de stage. C’est lui qui a conduit l’entretien, en me posant très rapidement des questions sur mon parcours, puis en enchaînant sur l’offre. Cette fois, les questions portaient bien plus sur le métier d’acheteur, ses enjeux et ma compréhension du domaine. Quelques questions pièges m’ont été posées, probablement pour évaluer ma capacité d’adaptation, mais l’atmosphère était très bienveillante.

J’ai reçu un appel 3 jours après ce deuxième entretien, de la part de la RH qui me demandait si j’étais toujours intéressée par le poste, ce à quoi j’ai répondu positivement.

4) Quels conseils donnerais-tu aux étudiant(e)s qui souhaitent postuler à un stage dans cette entreprise ? Comment se préparer aux entretiens ?

Conseil n°1 : Travailler à fond la connaissance de l’entreprise et du marché : il n’y a pas eu un seul entretien sans que l’on me demande ce que je sais de l’entreprise. J’imagine que c’est une sorte de « case à cocher » pour les recruteurs. Il faut donc rechercher les informations suivantes : chiffre d’affaires, nom du PDG, nombre d’employés, actualités récentes, situation du marché, compétiteurs, etc.

Conseil n°2 : Savoir définir chaque mot de l’offre de stage : lors du second entretien, on m’a demandé de définir un ensemble de termes « techniques » employés dans l’offre de stage. Ce n’est pas une question qui peut s’improviser.

Conseil n°3 : Ne pas hésiter à poser des questions : cela montre que l’on s’intéresse à l’entreprise. Au-delà des questions qu’il faut poser à son interlocuteur à la fin, il ne faut pas hésiter à demander de préciser certains points, car c’est ce qui montre que l’on se projette vraiment dans le poste.

5) Quelles étaient tes 3 principales missions au cours de ce stage ?

Mission n°1 : Ma mission principale consistait à mener à bien des appels d’offres pour certains projets : lors qu’un product manager avait besoin, par exemple, d’une vidéo promotionnelle, il faisait appel au service achats. Ma première mission était alors d’effectuer un sourcing des agences connues (ou non) pour trouver celle qui correspondrait au mieux à ses besoins. Il s’agissait d’évaluer les retours d’autres personnes sur cette agence, son travail, ses tarifs, etc.

Mission n°2 : La seconde mission consistait à mener à bien l’appel d’offres, en communiquant avec toutes les parties prenantes : d’une part le « client interne » et d’autre part le fournisseur. Il s’agissait de donner au fournisseur le plus d’informations possible sur ce qui lui était demandé, répondre à ses questions, etc. C’est à ce moment-là qu’étaient menées les négociations, si l’on jugeait que le prix affiché par le fournisseur n’était pas satisfaisant.

Mission n°3 : La dernière mission commençait une fois qu’un fournisseur remportait l’appel d’offres : il s’agissait d’être l’intermédiaire entre les équipes juridiques et le fournisseur jusqu’à la signature du contrat, puis d’organiser le paiement avec les équipes financières et comptables.

6) Quelle était l’ambiance au sein de l’équipe / du département / de l’entreprise ? As-tu des anecdotes à nous partager ?

L’ambiance était très agréable : les personnes de mon service faisaient le maximum pour rendre l’intégration dans l’équipe bien plus aisée. Il nous arrivait souvent de jouer à des jeux à la pause du midi.

7) Quels sont les 3 enseignements que tu peux tirer de cette expérience professionnelle ?

Enseignement n°1 : Ne pas hésiter à sortir de sa zone de confort : j’ai été très déçue de mon premier stage, le domaine ne correspondait en rien à ce que j’imaginais et je ne m’imaginais pas évoluer dedans. J’ai donc réfléchi à ce qui me plairait et fait le pari de faire un second stage dans un domaine qui n’avait pas grand-chose à voir. Avec du recul, ce fut une excellente décision, car j’ai découvert un domaine qui me plaisait énormément et dans lequel je m’imaginais dans plusieurs années.

Enseignement n°2 : Ne pas hésiter à poser des questions : que ce soit pour être certain de comprendre les enjeux d’une réunion, d’un projet ou simplement pour vérifier le poste d’une personne, afin de ne pas faire de boulette. C’est toujours bien vu par les personnes à qui on pose ces questions.

Enseignement n°3 : Apprendre à s’affirmer : il faut oser se montrer à ses interlocuteurs comme un partenaire plutôt qu’un exécutant. Même si c’est un processus qui prend du temps, cela permet de mettre en avant la valeur ajoutée du travail produit.

8) Ce stage a-t-il modifié / confirmé ton projet professionnel ?

Ce stage a totalement confirmé mon projet professionnel : le domaine des achats m’a énormément plu et je m’y vois dans un futur proche. J’envisage donc de chercher mon stage de fin d’études dans l’un des groupes du CAC 40, afin de me familiariser avec des process très stricts.